text_structure.xml
16.1 KB
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
<?xml version='1.0' encoding='utf-8'?>
<teiCorpus xmlns="http://www.tei-c.org/ns/1.0" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude">
<xi:include href="PPC_header.xml" />
<TEI>
<xi:include href="header.xml" />
<text>
<body>
<div xml:id="div-1">
<u xml:id="u-1.0" who="#komentarz">(Początek posiedzenia w dniu 2 października o godzinie 14 minut 32)</u>
<u xml:id="u-1.1" who="#komentarz">(Posiedzeniu przewodniczy przewodniczący Sławomir Rybicki)</u>
</div>
<div xml:id="div-2">
<u xml:id="u-2.0" who="#SławomirRybicki">Dzień dobry.</u>
<u xml:id="u-2.1" who="#SławomirRybicki">Otwieram dziewiętnaste posiedzenie Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich.</u>
<u xml:id="u-2.2" who="#SławomirRybicki">W porządku posiedzenia są 2 punkty. Punkt pierwszy: przygotowanie projektu uchwały w sprawie zmian w składzie komisji senackich. Punkt drugi to informacja szefa Kancelarii Senatu o zarządzeniu Marszałka Senatu nr 4 z dnia 25 września 2024 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie warunków organizacyjno-technicznych tworzenia, funkcjonowania i znoszenia biur senatorskich.</u>
<u xml:id="u-2.3" who="#SławomirRybicki">Witam na posiedzeniu panią minister Ewę Polkowską, szefa Kancelarii Senatu, panią dyrektor Annę Marię Białkowską, dyrektor Biura Spraw Senatorskich oraz pana mecenasa Mirosława Reszczyńskiego, głównego legislatora w Biurze Legislacyjnym.</u>
<u xml:id="u-2.4" who="#SławomirRybicki">Mam propozycję, abyśmy dokonali w porządku posiedzenia drobnej technicznej zmiany, mianowicie, żebyśmy zaczęli od dotychczasowego punktu drugiego, czyli informacji szefa Kancelarii Senatu.</u>
<u xml:id="u-2.5" who="#SławomirRybicki">Jeżeli nie ma uwag, to dziękuję bardzo.</u>
<u xml:id="u-2.6" who="#SławomirRybicki">Pani Minister, oddaję pani głos, jednocześnie wyrażając satysfakcję z faktu, że po wielu konsultacjach i wielu działaniach w obrębie kancelarii jesteśmy jako senatorowie poinformowani, że zaszły korzystne z punktu widzenia techniczno-organizacyjnego przepisy, które dotyczą działalności biur senatorskich.</u>
<u xml:id="u-2.7" who="#SławomirRybicki">Pani Minister, bardzo proszę o informację.</u>
</div>
<div xml:id="div-3">
<u xml:id="u-3.0" who="#EwaPolkowska">Dziękuję bardzo, Panie Przewodniczący.</u>
<u xml:id="u-3.1" who="#EwaPolkowska">Panie Przewodniczący! Panie Senatorze!</u>
<u xml:id="u-3.2" who="#EwaPolkowska">Jest tak, że to pierwszy krok zapowiedzianych zmian w obrębie usprawnienia, ułatwienia prowadzenia spraw biur senatorskich i rozliczania biur senatorskich, dotyczący oczywiście funkcjonowania tychże biur. To jest coś, co mogliśmy zrobić od razu i stąd to zarządzenie pani marszałek z 25 września, które wchodzi w życie z dniem 7 października. W znacznym stopniu pozwoliliśmy sobie już to zrobić, wprowadzić te zmiany, dlatego że z analizy przeprowadzonej przez nasze Biuro Spraw Senatorskich i Biuro Finansowe wynikało, że w głównej mierze nie musimy czekać z tymi zmianami do 1 stycznia przyszłego roku – o tym za chwilę powiem – dlatego że większość rozliczeń jest dokonywana w końcówce roku. W związku z tym dzięki przepisom przejściowym, które zostały odpowiednio zaprojektowane, będzie tu wprowadzone znaczne ułatwienie. Już mówię, w jakim zakresie. Otóż celem tej nowelizacji jest uproszczenie zasad wypłacania środków na internet oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji.</u>
<u xml:id="u-3.3" who="#EwaPolkowska">Najpierw środki na internet. Zamiast refundacji kosztów związanych z korzystaniem przez senatora z internetu, dokonywanej następczo na podstawie dowodów księgowych, co miesiąc, zarządzenie przewiduje przejście na wypłacany z góry osobny ryczałt, obejmujący środki finansowe na pokrywanie kosztów związanych z korzystaniem przez senatora z internetu, umownie nazywane środkami na internet. Wysokość tych środków pozostaje bez zmian, chodzi tylko o to, że na początku roku senator będzie otrzymywał te środki na cały rok i będzie je rozliczał w corocznym sprawozdaniu, w jednej dodatkowej rubryce, a nie odrębnie, przedstawiając co miesiąc dokumenty. W związku z tym nie będzie potrzeby bieżącego przekazywania dowodów księgowych do kancelarii, podpisywania tych dowodów księgowych – tego jest bardzo dużo – tylko będzie to robione w formie zestawienia rocznego. A jeśli chodzi o przepis przejściowy… W związku z tym, że wchodzimy z tą zmianą w trakcie roku, zaprojektowane zostały przepisy przejściowe, które przewidują, że najpóźniej do 21 października tego roku kancelaria wypłaci senatorom środki na internet za 2024 r., pomniejszone o kwotę już wydanych środków, tych rozliczanych comiesięcznie. To naprawdę zdecydowanie uprości i ułatwi rozliczanie, bo i tak większość senatorów rozliczała się rocznie, przynosiła to w zestawieniu rocznym, a teraz po prostu będzie to jedna rubryka, jedna odrębna rubryka w tym zestawieniu corocznym. Tak jak powiedziałam, wysokość tych środków pozostaje bez zmian, niczego tu nie zmieniamy, natomiast te środki już od przyszłego roku w takim normalnym trybie będą po prostu wypłacane na początku roku, a senator będzie je rozliczał na końcu. One nie przechodzą na następny rok i jeżeli nie zostaną wykorzystane, to będą musiały być zwrócone do końca stycznia, a w przypadku końca kadencji w ciągu 60 dni, czyli ten okres jest dłuższy.</u>
<u xml:id="u-3.4" who="#EwaPolkowska">Jeśli chodzi o… Dodam też coś na temat pewnych uproszczeń dotyczących bezpośrednich, bieżących kontaktów z senatorami. Biuro Spraw Senatorskich zaktualizowało wzory sprawozdań oraz kalkulator wspierający rozliczenie biur senatorskich w postaci pliku Excela, który będzie miał już zastosowanie do rozliczeń dokonywanych na podstawie przepisów przejściowych w 2024 r.</u>
<u xml:id="u-3.5" who="#EwaPolkowska">Jeśli chodzi o dokumentację archiwalną, to ta sprawa w głównej mierze dotyczy państwa na końcu kadencji. To, co senator przekazuje w ramach swojej dokumentacji z biur senatorskich na koniec kadencji do archiwum Senatu… Tutaj też postanowiliśmy nie czekać i na wszelki wypadek zrezygnowaliśmy z takiego zarządzenia, które moim zdaniem było wprowadzające w błąd i w przypadku dokumentacji przekazywanej przez senatorów trochę nadmiernie restrykcyjne w stosunku do tego, jakie są wymogi ustawowe. W związku z tym do zarządzenia zmieniającego techniczne warunki organizacji, tworzenia i funkcjonowania biur senatorskich został dopisany przepis, który nakazuje przekazywanie do archiwum Senatu jedynie dokumentacji finansowej biura senatorskiego – bo taki jest obowiązek ustawowy – natomiast pozostawia w dyspozycji senatorów decyzję, co zrobić z pozostałą dokumentacją wytworzoną w biurze senatorskim. Przy czym uprzedzamy oczywiście senatorów, że choć nie muszą przekazywać nam dokumentacji pracowniczej, ale to nie znaczy, że na senatorze jako na pracodawcy nie leży obowiązek przekazania do ogólnych archiwów tej dokumentacji pracowniczej. W związku z tym tak naprawdę to w interesie senatorów – po to, żeby nie ponosić dodatkowych kosztów przechowywania przez ogólne dostępne archiwa publiczne – jest przekazanie dokumentacji osobowej do kancelarii. Wszystkie pozostałe akty czy dokumenty z prowadzenia biur senatorskich… Tutaj zależy od decyzji państwa senatorów, czy będziecie chcieli to przekazywać i w jakiej formule, w sposób umówiony, uporządkowany, z naszą pomocą. To jest decyzja indywidualna. Podjęłam decyzję o wycofaniu się z tego, powiedziałabym, nadmiernego zarządzenia szefa kancelarii z 2019 r. Nie ma potrzeby, żeby w naszym systemie aktów wewnętrznych funkcjonowało takie zarządzenie, wykraczające poza to, co wynika wprost z przepisów ustawy.</u>
<u xml:id="u-3.6" who="#EwaPolkowska">Taki jest obszar tych zmian, które wchodzą w życie 7 października, ale chciałabym też zapowiedzieć, tak jak się zobowiązaliśmy, tylko ze względów organizacyjno-finansowych… Otóż nowe zarządzenie dotyczące warunków organizacyjno-technicznych tworzenia, funkcjonowania i znoszenia biur senatorskich wejdzie w życie 1 stycznia. W grudniu przekażę państwu projekt tego zarządzenia, w którym w znaczny sposób uprościmy komunikację, rozliczanie i formę przekazywania dokumentów przez państwa senatorów, zgodnie z państwa oczekiwaniami. Uprościmy w sposób znaczny wzór sprawozdania, które corocznie senatorowie przedstawiają. Obecnie zestawienie wszystkich waszych wydatków z ryczałtów miesięcznych nie jest skomasowane, tylko rozbite na kilka pozycji. W tym sprawozdaniu, które dzisiaj obowiązuje, jest to aż 21 pozycji. Tak więc to zmniejszymy. Przygotowujemy się też do zmiany sposobu rozliczania wydatków poniesionych przez senatora na ochronę lokalu, dlatego że, jak państwo wiecie, taka możliwość istnieje, natomiast niewielu senatorów korzysta z tej możliwości. Po to, żeby nie obciążać nadmiernie państwa przekazywaniem państwu środków, a potem rozliczaniem tych środków – skoro z tego nie korzystacie – te środki będą uruchamiane na wniosek tego senatora, który chce z tego korzystać, i wtedy przez niego rozliczane. Chodzi o to, żeby zmniejszyć poprzez ten sposób rozliczania biurokrację także w tym obszarze.</u>
<u xml:id="u-3.7" who="#EwaPolkowska">W związku z tym, że, jak państwo pamiętacie… A dlaczego 1 stycznia? No, jest tak, że losy tego, co państwo opiniowaliście w lipcu, tj. projektu budżetu kancelarii na przyszły rok, są oczywiście w tej chwili już w rękach Sejmu, wyszły z rządu, i jak państwo wiecie, są pewne oczekiwania dotyczące zmniejszenia wydatków wszystkich podmiotów, których projekty budżetów rząd włączył do budżetu państwa i przesłał do Sejmu, a które samodzielnie kształtują te projekty na etapie prac rządowych. Zapewne w procesie legislacji sejmowej będzie oczekiwanie zmniejszenia wydatków i my jesteśmy gotowi… Jesteśmy w kontakcie z Ministerstwem Finansów i będziemy – w porozumieniu z państwem, z panią marszałek, pani marszałek w porozumieniu z państwem – przedstawiali pewne propozycje ewentualnych zmian w projekcie budżetu. Zapewne to będzie mniej niż to, co państwo opiniowaliście. W związku z tym pozostawiamy tu też… No, to oczywiście będzie decyzja Sejmu, a potem też nasza, tj. państwa, na tym etapie, kiedy ustawa budżetowa już trafi do Senatu. Jesteśmy tu gotowi na rozmowy. W związku z tym pewne zaplanowane przez nas propozycje dotyczące różnej wysokości środków w związku z wykonywaniem mandatu przez senatora mogą ulec zmianie. I dlatego, jak myślę, wrócilibyśmy do tej decyzji w momencie, w którym będzie decyzja polityczna Sejmu i później Senatu, jeśli chodzi o rzeczywiste środki w ustawie budżetowej. I właśnie dlatego 1 stycznia jest tym dobrym momentem. Wtedy w zasadzie będziemy już te decyzje znać, będziemy wszystko wiedzieć. Na pewno przekażę państwu projekt nowego zarządzenia, który dotyczy funkcjonowania i rozliczania biur senatorskich. W grudniu przekażę państwu te dokumenty, te projekty. Dziękuję.</u>
</div>
<div xml:id="div-4">
<u xml:id="u-4.0" who="#SławomirRybicki">Dziękuję, Pani Minister.</u>
<u xml:id="u-4.1" who="#SławomirRybicki">Czy są pytania do…</u>
<u xml:id="u-4.2" who="#SławomirRybicki">Proszę bardzo, pan senator Trela.</u>
</div>
<div xml:id="div-5">
<u xml:id="u-5.0" who="#JacekTrela">Dziękuję bardzo, Panie Przewodniczący.</u>
<u xml:id="u-5.1" who="#JacekTrela">To nie pytanie, tylko taki postulat do rozważenia przez panią minister. W związku z tym, że w zarządzeniu ogranicza się przedmiotowo dokumenty, które mają być przekazywane do Kancelarii Senatu, do tych dokumentów finansowych, pozostawiając pozostałe dokumenty, również pracownicze, w gestii senatorów, to czy nie warto byłoby – to jest właśnie ten postulat do przemyślenia – poinformować senatorów, jakie są reguły przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale każdej innej? Są określone okresy – to wiemy – tego, ile ma być przechowywana dokumentacja. Chodzi o to, żeby nie było później wątpliwości i przypadków, że ktoś coś zniszczy zaraz po wygaśnięciu mandatu.</u>
</div>
<div xml:id="div-6">
<u xml:id="u-6.0" who="#SławomirRybicki">Proszę bardzo, Pani Minister.</u>
</div>
<div xml:id="div-7">
<u xml:id="u-7.0" who="#EwaPolkowska">Panie Przewodniczący, oczywiście, że tak jest. My przygotujemy taką informację i ją wystosujemy do wszystkich senatorów. Ona jest o tyle ważna, że my, tak jak powiedziałam, nic ponad to, co wynika z ogólnych przepisów ustawy, w takim zakresie, w jakim państwo dysponujecie… Ja odpowiadam za rozliczenie środków budżetowych, wynika to z ustawy o finansach publicznych. Tak więc żadnych innych dokumentów od państwa żądać nie będziemy. Ale oczywiście uprzedzamy, że państwo jako pracodawcy – bo w istocie każdy senator prowadzący biuro senatorskie jest pracodawcą dla swojego pracownika – macie obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Myślę, że ta wiedza jest powszechna. I zachęcamy, żebyście także tę dokumentację – nie nakładamy takiego obowiązku w tym zarządzeniu, bo nie możemy, ale zachęcamy – żebyście tę dokumentację pracowniczą nam przekazywali, bo to tak naprawdę oznacza, że koszty przechowywania tej dokumentacji my bierzemy na siebie, tj. Kancelaria Senatu, a nie ponosicie ich wy jako senatorowie, bo macie obowiązek przekazania do archiwum. W związku z tym to jest niezmiernie ważne. W zakresie innych ważnych dokumentów, które mogą być i które możemy i chcemy przyjmować, poinformujemy państwa, zrobimy taką instrukcję dla biur senatorskich, dla senatorów, żeby wiedzieli, jaki jest okres przechowywania, jaki jest obowiązek ustawowy co do przechowywania, jakiego poziomu archiwalnego dokumentów, ile to lat. W związku z tym tak jak zawsze przed końcem kadencji my będziemy gotowi do tego, żeby do archiwum Senatu przejąć od państwa wszystkie dokumenty ze swojej aktywności, wykonywania mandatu senatorskiego, które będziecie chcieli nam przekazać, ale nie chcemy nakładać na państwo obowiązków ponad to, co wynika z przepisów ustawy. To tyle. Dziękuję.</u>
</div>
<div xml:id="div-8">
<u xml:id="u-8.0" who="#SławomirRybicki">Bardzo dziękuję, Pani Minister.</u>
<u xml:id="u-8.1" who="#SławomirRybicki">Biorąc pod uwagę wyjaśnienie, które pani minister była łaskawa wygłosić, plus zapowiedź znacznych uproszczeń, jeżeli chodzi o sposób rozliczania, myślę, że tak samo jak do tej pory będzie taka możliwość, aby dyrektorzy biur czy pracownicy biur przeszli jakieś szkolenie w tym zakresie, nawet niekoniecznie osobiście, ale zdalnie? To zawsze dobrze działa, więc…</u>
<u xml:id="u-8.2" who="#komentarz">(Wypowiedź poza mikrofonem)</u>
<u xml:id="u-8.3" who="#SławomirRybicki">Bardzo dziękuję.</u>
<u xml:id="u-8.4" who="#SławomirRybicki">Proszę państwa, dziękuję za wyjaśnienia i za bardzo interesujące zapowiedzi.</u>
<u xml:id="u-8.5" who="#SławomirRybicki">Zarządzam przerwę w posiedzeniu komisji do godziny 15.10.</u>
<u xml:id="u-8.6" who="#komentarz">(Przerwa w obradach)</u>
</div>
<div xml:id="div-9">
<u xml:id="u-9.0" who="#SławomirRybicki">Wznawiam posiedzenie Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich, proszę państwa, i ogłaszam przedłużenie przerwy do dnia jutrzejszego do godziny 10.00.</u>
<u xml:id="u-9.1" who="#SławomirRybicki">Do widzenia.</u>
<u xml:id="u-9.2" who="#komentarz">(Przerwa w posiedzeniu w dniu 2 października o godzinie 15 minut 10)</u>
<u xml:id="u-9.3" who="#SławomirRybicki" />
</div>
</body>
</text>
</TEI>
</teiCorpus>